# Como criar novos tipos de documentos e realizar o upload de arquivos?

Objetivo: A funcionalidade Tipos de Documentos permite que a empresa crie categorias personalizadas para organizar e disponibilizar documentos aos colaboradores de forma prática e segura no Meu RH . Dessa forma, não é necessário utilizar apenas as pastas padrão do sistema. A empresa pode criar novos tipos de documentos conforme sua necessidade e definir se esses documentos exigirão liberação e/ou assinatura.

📌 Passo a Passo

Como criar um tipo de documento

Para criar um novo tipo de documento, acesse Meu RH > Configurações Gerais > Tipos de Documentos e clique em Criar tipo de documento . Em seguida, informe o Código, o Título e defina se o documento requer liberação e/ou requer assinatura . Após preencher as informações, clique em Criar tipo de documento . Ao concluir o cadastro, o novo tipo de documento ficará disponível na área de arquivos dos colaboradores, podendo ser utilizado imediatamente para envio de documentos.

Legenda imagem 1: Tela de criação de um novo tipo de documento no sistema Meu RH, detalhando os campos de código, título, regras de liberação e prazo para assinatura eletrônica.

Legenda imagem 2: Tela de listagem de tipos de documentos exibindo a mensagem de sucesso após o cadastro e o novo documento integrado à lista do sistema.

Como fazer o upload de um documento

Após criar o tipo de documento, acesse Colaboradores , localize o colaborador desejado e abra a aba Arquivos . Em seguida, selecione a pasta correspondente ao tipo de documento criado e clique em Fazer upload . Na janela de cadastro, informe o nome do documento e, quando necessário, selecione o ano e o mês de competência . Depois, anexe o arquivo e clique em Enviar arquivo . Ao finalizar o envio, o documento ficará armazenado na pasta selecionada e fará parte do histórico do colaborador.

Observação: Além de ficar disponível na ficha do colaborador, o documento também poderá ser consultado pela tela Documentos, onde é possível acompanhar todo o fluxo do arquivo, incluindo envio, liberação, visualização, download e o documento assinado.

Legenda imagem 3: Tela de upload de arquivos no cadastro do colaborador, detalhando os campos de nome, ano/mês de competência e a seleção do arquivo para envio.

Como liberar um documento

Quando o tipo de documento estiver configurado para Requer liberação , o arquivo enviado permanecerá com a situação Pendente de liberação e não ficará disponível para o colaborador até que seja aprovado. Para liberar o acesso, localize o documento, clique no menu de ações (ícone de três pontos) e selecione a opção Liberar . Nesse mesmo menu também é possível visualizar e realizar o download do documento. Após a liberação, a situação será alterada para Pendente de assinatura , indicando que o documento já está disponível para o colaborador.

Importante: As ações de desfazer a liberação , cancelar ou excluir um documento não são realizadas pela ficha do colaborador. Para executar essas operações, acesse a tela Documentos , que centraliza o gerenciamento completo dos documentos enviados, incluindo seu fluxo e status.

Legenda imagem 4: Tela de gerenciamento de arquivos do colaborador, apresentando a opção de liberar o documento recém-enviado que se encontra com o status "Pendente de liberação" .

Legenda imagem 5 : Tela exibindo a mensagem de sucesso "Arquivo liberado com sucesso!" e a alteração do status do documento para "Pendente de assinatura" .

Após a liberação

Depois que o documento for liberado, o sistema enviará automaticamente uma notificação por e-mail ao colaborador, informando que um novo documento foi disponibilizado. No e-mail, o botão Ver no sistema direcionará o colaborador ao Meu Trabalho , na tela Arquivos , onde poderá acessar o documento para visualização e assinatura.

Legenda imagem 6: E-mail de notificação enviado automaticamente para a colaboradora informando sobre o novo documento liberado para assinatura eletrônica, contendo o prazo limite e o botão de direcionamento para o sistema.

Observação: Enquanto a assinatura não for realizada, o documento permanecerá com a situação Pendente de assinatura . Após a conclusão da assinatura, sua situação será atualizada automaticamente para Assinado , indicando que o processo foi finalizado com sucesso.

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